财务与会计系列文章（四）| 资金共享与资金管理系统
本文节选于《财务与会计》2018年第九期
企业财资管理是企业财务管理的重要组成部分，通过精确的组织、计划、控制、分析和考核等管理手段，对企业资金运动的全过程进行有效的管理，根据企业资金需求合理筹集资金，高效率地运用资金，从而实现提高资金效率，控制资金风险、降低资金成本的管理目标。
企业在不同的发展阶段，财资管理的主要目标和关键内容会有所不同，同时也会产生与之相适应的财资管理模式。
在分散财资管理模式下，集团各分支机构分别与银行结算，不仅在支出控制和资金安全性上存在一定风险，而且结算费用较高，在途资金占用大，结算效率低。并且，子公司资金分散占用，总部缺乏统一管理和筹划，导致多头开户的现象比较普遍，资金闲置，同时内部资金配置不平衡。
随着分散财资管理弊端的逐渐显现，管理层对财资管理的需求范围变广：由简单的结算效率提升到获取资金使用效率的提升，由单一的支付管理扩展到外汇、投资融资管理，由境内财资管理扩大到全球财资管理，资金集中管理逐渐取代分散管理并涌现了各种各样的管理模式，如支付结算中心、资金池、内部银行、财务公司等等。而由于共享服务模式的兴起，越来越多的企业将财资管理的基础职能纳入财务共享中心，实现资金共享服务。
财资管理职能的履行可划分为集团战略级、业务战术级和共享运营级，如图1所示。
图1 财资管理的职权划分
共享运营级的财资职能进一步梳理，可以明确共享服务中心主要负责四类资金管理工作内容，即现金管理、账户管理、结算管理以及银行对账，如图2所示。
图2 资金共享流程图
现金管理，是指共享服务中心负责现金相关业务及账务处理、支票使用情况监控、票据和印鉴管控，以及资金管理报表出具，对企业集团全球资金流动进行可视化管理。
账户管理，是指共享服务中心对银行账户进行统一管理，规范账户开立、使用流程，以及资金数据标准，通过信息系统对企业集团全球资金账户进行可控化管理。
结算管理，是指共享服务中心建设畅通的结算渠道，对企业与客户、供应商的往来对账、结算工具进行规范和管理，对企业集团全球资金的使用情况进行监督和管控。
银行对账，是指共享服务中心对银行交易及账务信息进行核对和清理，并发布银企清查报告、内控管理报告，用数据展示企业集团财资信息，为内部管理提供数据基础。
通过资金共享，企业能够将财资管理中的基础执行层面的工作纳入共享服务中心，统一支付流程、统一资金结算，统一资金调拨，以及统一银企对账，将资金业务中的执行权、控制权、监督权相互分离，有利于提升资金安全，加强集团监控，有效防范风险。同时，通过资金共享，实现资金集中管理、降低资金结算费用、提高业务处理效率，促进资金管理的标准化和自动化。
企业财资管理需求的发展和管理模式的变化，逐步推动了资金管理系统的丰富和完善。由于财务共享中心承担了整个集团及所属分支机构的日常资金结算、调拨、监控等工作，资金管理系统也成为共享中心的重要应用系统。
资金管理系统业务流程如图3所示。
图3 资金管理系统业务流程示例
财务共享中心在报账系统中处理应付类单据，形成的支付数据流转至会计核算系统生成待付款状态，通过资金管理系统和银企互联系统将款项成功支付给员工或供应商，银企互联系统将回写付款结果传递至会计核算系统中自动形成付款分录。
在收款流程中，资金管理系统将收款信息同步至收款管理系统或营收稽核系统，完成收款的匹配，推送至报账系统，经过财务确认，在核算系统完成收款的核销和入账。在这个过程中，账务处理自动完成，收付款操作规范，减少了人工干预，企业的资金使用透明化，资金安全性得到保障，可以显著提高资金收付效率。
资金管理系统的主要功能包括账户管理、资金结算管理、现金流平衡与报表分析。系统中资金管理各模块的数据经过汇总可以展示不同维度的报表，如资金头寸流量报表、内外部结算报表、资金流量及存量报表、内外部融资报表、外汇风险分析报表等，为经营管理决策作信息和数据支撑。企业资金管理设有资金计划岗、支付岗、账户管理岗、融资岗、外汇岗等不同的岗位，通过权限的相互隔离设置来分别访问资金管理系统的不同功能模块。
1、账户管理
面对分散资金模式下账户开立的随意性和庞大的账户群给企业带来的资金风险，资金管理平台要完成资金账户由分散到集中的转变。在这个过程中，企业首先要完成账户的流程统一和管理优化。
（1）银行账户管理。账户管理的功能包括账户流程管理、账户信息管理、账户余额管理和账户授权管理，实现集团层面统一管理全球账户并实时了解各账户的状态，优化企业的账户结构，保证账户资金安全。
（2）头寸管理。对于集团总部来说，通常会设置资金池来完善头寸管理的功能。以集团总部或者区域某个分支机构的名义设立资金池账户，池内的账户都有一个安全存量，每日余额超过安全存量的资金自动归集到资金池母账户中，低于安全存量的资金定期向分支账户中补足，对于特殊的紧急需求，可以在资金管理系统中申请头寸调度，来完成资金的补足。
2、资金结算管理
资金结算主要是企业日常的付款管理、收款管理和相关票据管理。资金结算的效率和准确性会影响企业的现金流效率，进而影响企业的经营效率。
（1）付款管理。付款管理包括资金支付、资金调拨、银企对账及利息管理。
（2）收款管理。收款管理功能包括收款监控、收款入账、收款分析和收款预警。在账户余额监控中，如果检测到有新的款项到账，系统识别来款源，如果属于货款，通过收款认领，将收款结果导入财务系统自动生成收款凭证，认领过程以系统设置的规则自动匹配为主，配合人工处理，完成收款入账；如果属于利息等收款，通知总账完成利息收入入账。
（3）票据管理。企业常用的票据主要是支票、应收票据和应付票据，在资金管理系统中，可以建立集中的票据池，可实现监控票据状态、对票据进行统计分析、对到期票据预警等功能。
3、现金流平衡
现金流平衡主要包括资金计划管理、融资管理和外汇管理。
（1）资金计划管理。资金计划管理一般在预算管理系统中进行，企业的预算管理部门结合战略导向及过去的投资、市场、产品、成本、费用等情况，对有限的资源进行合理配置。资金管理系统主要为预算管理提供资金数据支撑及执行过程控制，提供的数据包含资金存量、资金流量等，定期或不定期监控资金执行情况，提供预算执行预警等功能，同时在资金管理系统中完成支付后形成真正的资金执行数，反馈到预算管理系统中更新预算执行状态。
（2）融资管理。企业融资可以分为股权融资和债权融资，资金管理系统中的融资主要指债权融资，包括银行借款、内部借款、公司债券等。在资金管理系统中，可以完成银行贷款的内部审批流程、维护贷款类型、规划还款方案。同时，也可以完成银行授信额度管理。
企业通过资金管理系统维护债券基本信息、规划还本付息资金。债券的基本信息维护包括债券发行额、面值、期限、偿还方式、票面利率、付息方式、发行价格、发行费用等，以及还本付息规划债券本金支付、利息支付、手续费支付、支付资金调集等内容。
在资金管理系统中，内部借款部分主要完成内部借款额度申请和审批、内部借款提款申请和审批、入账并付款、内部借款已用额度及剩余额度情况查询等功能。
（3）外汇管理。外汇管理一般包含内部结汇和外部合约保值两个部分。内部结汇发生在企业各分支机构和集团总部设立的虚拟“风控平台”主体之间；外部合约保值发生在“风控平台”和外部银行或财务公司之间。在资金管理系统中可以完成内部结汇的所有流程管理和状态变化，包括询价、报价、确认、合约清算及年度绩效重估，资金管理平台接收合约信息和状态反馈及外汇交易查询。外部合约交易可以在资金管理系统中提交申请并审核，与银行签订交易合约后，由相关用户将银行确认函的信息录入系统，资金管理平台可以完成外汇合约清算、合约重估、内外部合约匹配以及综合查询等功能。
4、报表管理
通过资金管理系统中不同功能模块的基础数据汇集，资金管理系统可形成丰富多样的、多层次的资金报表和企业金融业务的全景视图，供不同的使用者对资金进行全方位监控，可以对公司的资金指标进行量化，对风险进行评估。
资金管理系统有开放的数据接口，可以与其他系统进行对接。资金管理系统中的数据为管理层部分系统提供数据支撑：预算管理系统依据资金管理系统中的存量数据及运营数据制定资金计划；内控&风险管理系统通过资金管理系统中的信息分析展示，检测和评估企业的资金风险、外汇风险等资金风险。在核算层信息系统的前端，资金管理系统主要与会计核算系统对接，实现应付数据和付款结果的信息交互。后端与银企互联系统连接，完成银行与企业间资金数据的交互、付款及对账。同时，资金管理系统还与收款管理系统或营收稽核系统，完成收款的匹配与确认。资金管理系统与其他信息系统对接框架如图4所示。
图4 资金管理系统框架对接展示图
资金管理系统与会计核算系统主要有四类数据对接：应付款项、账户信息、外汇敞口和债务信息。网上报账系统中的费用报销、业务系统中的工程结算款等，在会计核算系统中形成应付款项，对接到资金管理系统，通过付款审核等输出付款指令，到达银企互联系统完成付款。付款完成后付款状态反向传递，在会计核算系统中自动完成账务处理。同时，资金管理系统中的账户变更信息会传递到会计核算系统，完成会计科目的添加，保证账实相符。
资金管理系统与收款管理系统/营收稽核系统主要是银行收款信息的对接。银行账单中检测到来款后，自动传递收款数据至收款管理系统/营收稽核系统，通过客户、金额、时间等信息进行初步匹配，无法匹配上的信息通知相关部门对收款进行认领，确定详细的收款信息后，实现应收账款的核销和银行收款的入账。
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